会议管理

为进一步规范学院会议室的使用与管理，保障各类会议、活动顺利进行，根据《无锡职业技术学院国有资产出租（出借）管理暂行办法（修订）》（锡职院资〔2021〕2 号）等文件精神，依据“谁预约，谁使用，谁负责”的原则，结合我院实习情况，特制定本制度。

第一条本制度适用于学院党委办公室、校长办公室、法律事务办公室（后称党校办）所辖会议室及报告厅（后称会议室），包括厚德楼1108会议室、厚德楼辅楼F201、F202、F204会议室、F203沙发间、厚德楼一楼报告厅、国际交流中心一楼报告厅。会议室由党校办统一管理，主要用于重要会议、研讨、接待等活动。

第二条使用会议室须至少提前一天，通过OA平台“协同办公”栏目，进行“会议申请”在线办理，填写内容包括：会议时间、会议类型、会议地点、会议需求、会议名称、会议内容、参会人员等，经部门负责人审批、党校办会议室管理员审批、归档后方可使用。如有变更或延长使用应及时告知党校办。

第三条会议室如需悬挂横幅或展示其他宣传材料，应严格按照《无锡职业技术学院报告会、论坛、讲座、横幅、宣传栏管理办法》（锡职院宣〔2023〕2 号）相关要求，做好审批、备案和管理。

第四条会议室不提供材料复印与装订工作，使用部门应根据会议、活动的内容和要求，提前布置会议室，自行准备材料。如有特殊要求，请在会议室预约时填报或提前与党校办联系。

第五条使用会议室时，须保持会议室的卫生整洁，妥善使用会议室公共设施，未经允许不得擅自变动调音台、麦克风等音控设备，如有损坏由使用部门照价赔偿。

第六条会议室使用后，使用部门需打扫卫生并清理会场物品（遗留其他物品会议室将放置“遗失物品领取处”保留3天，之后清理概不负责），关闭用电设备（包括灯光、空调），锁好门窗，并将钥匙及时归还党校办。

第七条会议室电脑使用应做好保密工作，严禁传播、泄露学校重要信息。重要资料请自行删除或拷贝，会场电脑保留3天，之后清理概不负责。

第八条未经同意不得擅自使用会议室、存放无关物品，或将桌椅等设施搬出会议室。

第九条学院层面重要会议或重要接待，如与使用部门预约时间冲突的，党校办将根据实际情况，协调该部门更换会议地点或时间。

第十条本制度自通知发布之日起开始执行，请各部门严格遵守，认真执行，未尽事宜由党校办负责解释协调。

无锡职业技术学院

2024年 7月10日