无锡职业技术学院会议室使用与管理制度（试行）
院办〔2010〕1号
一、制订目的：
本着勤俭办学的原则，合理、充分、高效地使用学院各级各类资源，提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用，学院办公室特制定会议室使用与管理制度，具体事项如下：
二、适用范围
本制度适用于学院办公室负责管理的会议室。
三、权责
1．学院办公室：全面负责会议室日常管理。
（1）会议室使用接收、审核及相关协调工作；
（2）会议室物资准备；
（3）会议室整理及清洁卫生。
2．各部门处室：负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。
（1）会议室的及时申请；
（2）会议中会议室内器材设备的保管与维护；
（3）会议中保持会议室整洁、卫生。
四、具体流程：
1．申请：各部门处室使用会议室，请指定专人，到学院办公室登记会议室使用申请表。
2．申请时间：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下标准执行：
| 物资准备 | 申请时限 |
| 无需物资准备 | 30分钟前申请 |
| 需提供纯净水（瓶装）摆放 | 1小时前申请 |
| 需提供鲜花、水果、音响、电脑、投影设备服务 | 1个工作日前申请 |
| 需提供横幅、展架、与会人员席卡等制作类物资 | 3个工作日前申请 |
3．会议时限：每30分钟为1节，请各部门处室按需申请，提高会议效率。
五、注意事项：
1．如以个人名义登陆或拷贝重要资料至会议室公用电脑等设备，请认真做好保密工作，严禁传播、泄露学院重要信息；
2．会议室使用人员须爱护设备和物品，人为损坏要按价（设备原值）赔偿；
3．会议室使用遵循先全院后部门处室会议、先紧急后一般的原则，如遇到两部门同时需使用会议室，学院办公室负责协调工作；
4．话筒、投影仪等设备有专门人员调试，未经允许不得随意变动。如出现故障，影响会议进行，可通知学院办公室。
此制度自通知发布之日起开始执行，未尽事宜由学院办公室负责解释协调。
附表：无锡职业技术学院会议室使用申请单
二○一○年八月
无锡职业技术学院会议室使用申请单
| 申请部门 | | 部门领导审核 | |
| 会议日期 | | 会议时间 | |
| 参会人数 | | 拟定地点 | |
| 申请部门联系人 | | 联系电话 | |
| 会议主题 | |
| 会议服务 | 投影、电脑、音响、席卡、横幅、茶水 |
| 安排情况（院办填写） | |
说明：使用会议室需提前一天申请；会议结束后请关闭空调、电脑、投影仪、电灯等用电设施。
