为进一步规范学校会议管理、加强会风建设，严肃会议纪律、提高会议效率、保证会议质量，做到“少开会、开短会、开好会”，现将加强学校会议管理规定通知如下。
一、会议通知
学校召开的大会，由学校党办、院办负责通知；由部门召集的会议由各主办部门负责通知；需要多部门参加的重要会议一般应在学校一周主要工作安排中简要列出。
会议主办部门应在确定会场等相关事项后至少提前一天（紧急会议除外）在学校公告栏发布会议通知，包括会议时间、地点、主要议题、参加部门或人员、需准备的事项等内容。各部门应关注学校公告栏，及时提醒部门领导有关会议安排，及时参会。
二、会议准备
1．会议主办部门要明确会议召开的必要性和会议主题，提前做好会议议程，明确各参会人员所需准备的议题及相关材料。
2．参会部门或人员在接到会议通知后，应根据会议要求准备会议材料，会议发言材料要围绕主题，简明扼要。
3．一般会议由主办部门负责会议考勤，包括请假备案、签到、出勤统计等，学校重大会议由监察处牵头负责会议考勤。
4．与会人员要认真做好记录；会议结束后，主办部门一般应形成会议纪要，经院领导审定后按需发布，便于贯彻落实。
三、会议纪律
1．严格执行会议请假制度
与会人员不得无故缺席会议，若确因特殊情况不能参加会议的，应严格履行请假手续，并视实际情况安排同部门相关人员到会。凡学校组织召开的会议，中层及以上干部请假须向学校党政主要负责同志请假，经批准同意后报会议组织者备案。非中层干部教职工请假须经单位或部门领导批准同意后，再报会议组织者或校办批准。
2．严肃会场纪律
①与会人员必须提前到达会场，准时参加会议。全校性大会必须提前10分钟到达会场，并按指定位置就坐。
②会前参会人员要签到，不得代签，签到后不参加会议按旷会处理。
③会议开始后进入会场的人员视为迟到。会议召开期间原则上不予请假。因工作原因、事件和特殊情况需提前退会的，应以恰当方式征得会议主办部门同意后方可离开。
④会议进行期间，与会者的移动电话及其他通信设备一律关闭或设为振动、静音模式；如遇特殊情况需接打电话的，应安静地离开会场，于会场外进行。
⑤会议进行期间，与会人员要有严明的纪律观念，严格遵守会议秩序，不开“小会”，专心致志，精神集中。
⑥会议进行过程中，非参会人员不得进入会场，如有要事需立即处理，须告知会议工作人员，经由工作人员请示会议主持人同意后，方可处理。
⑦未经主持人同意，任何人不得在会议进行中进入会场发放与会议议题无关的文件。
⑧参会人员应遵守相关保密规定。
3．严格实行会风会纪监督和考核制度
学校监察处负责对会风会纪情况进行监督，每次重大会议结束后应及时向全校公布会风会纪情况。对于违纪单位或个人，监察处下发会风监督通知书，责令其整改。如遇严重问题，应当即予以批评并责令整改，情节严重者给予纪律处分。会风会纪监督结果将作为学校对各单位、部门年终考核、人员年度考核以及评选先进、干部任用的重要依据。
四、其他
1．各部门负责人是本部门会风建设的主要责任人，要对本部门人员参会情况及时了解和掌握，保证本部门人员遵守本规定。
2．本规定由党委办公室负责解释，自下发之日起执行。
二〇一二年五月十八日
