为促进学院公文处理的制度化、科学化和规范化，提高公文质量和工作效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》及《国家行政机关公文处理办法》的规定，结合我院工作实际，制定本办法。
一、公文种类
（一）《中国共产党机关公文处理条例》规定，党的机关公文种类有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
（二）《国家行政机关公文处理办法》规定，行政机关公文种类有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
二、行文要求
（一）各部门要对自己的行文负责。行文必须应当确有必要，注重效用。行文的事项必须在本部门的职权范围之内，不属于自己职权范围内的事项不要行文。
（二）要依据发文部门和主送部门的隶属关系、发文部门的职权范围、行文的目的和要求以及文种的适用范围，正确选用文种。如下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议时用“报告”；下级就某一事项向上级请求指示、批准时用“请示”；上级答复下级的“请示”用“批复”。
（三）要严格控制以院党委和院行政名义的发文。属于涉及学院全局性、方针政策性和重大问题的公文，以院党委和院行政名义行文；属于各部门日常业务工作和职权范围内的事项，应由各部门自行发文或者几个同级部门联合发文，联合行文时主办部门排列在前，并只标注主办部门的发文字号。
（四）报请性的或需要对方办理、答复的公文，主送机关一般写一个。如属于院党委职权范围内的事项，应向院党委请示或报告；属于院行政职权范围内的事项，则向院行政请示或报告。受双重领导的部门上报公文时，应根据公文的内容，选择其中一个为主送单位，另一个为抄送单位。不要多头主送，以免造成多头答复等现象。
（五）在一般情况下，请求请示、批准事项时，应主送给上级部门，不要向领导同志个人主送。要坚决克服一文向几个领导同志主送的现象。请示在主送上级部门的同时，不要向同级或下级部门抄送。
三、公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称加“文件”构成，如“中共无锡职业技术学院委员会文件”、“无锡职业技术学院文件”；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号包括机关代字、年份、序号。如院党委下发的2007年1号文件的发文字号为“锡职院委〔2007〕1号”。年份用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。为规范院内党政各部门的发文字号，办公室统一规定院内党政各部门机关代字（见附件《关于学院及各部门发文代字的规定》）。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关、事由、文种。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。上行文在多数情况下写一个，下行普发公文写多个。
（七）公文如有附件，应当在正文之后左下方、成文日期之前，注明附件顺序和名称(名称应是全称)。如“附件：1．×××××”，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。
（八）发文单位是制发公文的单位，要用全称或规范化简称，标注在公文尾部右下侧。如发文单位在发文机关标识或标题中注明，则可省略。
（九）成文日期一般标注在发文单位名称下面。用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，党的机关公文可使用阿拉伯数码。
（十）公文除“会议纪要”和以电报发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章，临时性机构需要代章的，则应在发文单位之后用括号注明“代章”。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。主题词标注在抄送单位上方，用黑体字顶格排列。
（十三）抄送机关是需要协助承办或需要了解公文内容的单位。一般来说对上级单位、同级和不相隶属单位用“抄送”；不“抄送”下级单位。
（十四）印发机关一般是发文单位的办公部门，如：无锡职业技术学院党委的公文，其印发单位是党办；无锡职业技术学院的公文，其印发单位是院办。
四、公文用纸格式
（一）公文纸型：按《中国共产党机关公文处理条例》的规定，党的机关公文用纸可采用16开型（260mm×184mm）,也可采用国际标准A4型，行政公文采用国际标准A4型。
（二）张贴性的公文，如通告、通报等公文的用纸，则根据实际需要来确定。
五、附则
（一）本办法适用于院内各部门。
（二）本办法由学院办公室负责解释。
（三）本办法自发布之日起施行。
附件1. 公文式样
无锡职业技术学院文件
锡职院〔200×〕×号
关于印发《无锡职业技术学院××规定》的通知
各部门：
《无锡职业技术学院××规定》已经院行政办公会议讨论通过，现下发给你们，请遵照执行。
附件：无锡职业技术学院××规定
二○一×年×月×日
主题词：××规定 通知
二○○七年三月
关于调整学校及各部门发文代字的通知
锡职院办〔2012〕1号
因学校机构调整，现对学校及各部门公文发文字号代字进行相应调整，以规范学校行文管理，提高行文查询和引用效率。
无锡职业技术学院发文机关代字一览表
| 部门名称 | 部门内部发文 | 学校名义发文 |
| 党委办公室 院长办公室 | 委办〔 〕 号 办〔 〕 号 | 锡职院委〔 〕 号 锡职院委办〔 〕 号 锡职院〔 〕 号 锡职院办〔 〕 号 |
| 党委组织部 党委统战部 党校 | 组〔 〕 号 统〔 〕 号 党校〔 〕 号 | 锡职院委组〔 〕 号 锡职院委统〔 〕 号 锡职院委党校〔 〕 号 |
| 党委宣传部 | 宣〔 〕 号 | 锡职院委宣〔 〕 号 |
| 发展规划处 高职教育研究所 | 发〔 〕 号 高教〔 〕 号 | 锡职院发〔 〕 号 |
| 纪委办公室 监察处 审计处 | 纪〔 〕 号 监〔 〕 号 审〔 〕 号 | 锡职院纪〔 〕 号 锡职院监〔 〕 号 锡职院审〔 〕 号 |
| 学生工作部 学生工作处 人民武装部 | 委学〔 〕 号 学〔 〕 号 武〔 〕 号 | 锡职院委学〔 〕 号 锡职院学〔 〕 号 锡职院武〔 〕 号 |
| 保卫部 保卫处 | 委保〔 〕 号 保〔 〕 号 | 锡职院委保〔 〕 号 锡职院保〔 〕 号 |
| 教务处 | 教〔 〕 号 | 锡职院教〔 〕 号 |
| 人事处 | 人〔 〕 号 | 锡职院人〔 〕 号 |
| 科技产业处 资产经营公司 | 科〔 〕 号 | 锡职院科〔 〕 号 |
| 国际交流合作处 国际教育学院 | 国〔 〕 号 国教〔 〕 号 | 锡职院国〔 〕 号 |
| 质量监督与控制部 | 质〔 〕 号 | 锡职院质〔 〕 号 |
| 招生办公室 | 招〔 〕 号 | 锡职院招〔 〕 号 |
| 财务处 | 财〔 〕 号 | 锡职院财〔 〕 号 |
| 后勤管理处 资产管理处 | 后〔 〕 号 资〔 〕 号 | 锡职院后〔 〕 号 锡职院资〔 〕 号 |
| 基建办公室 | 基建〔 〕 号 | 锡职院基建〔 〕 号 |
| 工会 离退休工作处 | 工〔 〕 号 离〔 〕 号 | 锡职院工〔 〕 号 锡职院离〔 〕 号 |
| 团委 | 团〔 〕 号 | 锡职院团〔 〕 号 |
| 图书馆 | 图〔 〕 号 | 锡职院图〔 〕 号 |
| 数字化校园中心 | 数字校园〔 〕 号 | 锡职院信〔 〕 号 |
| 基础课部 文化素质教育办公室 | 基础支部〔 〕 号 基础〔 〕 号 | 锡职院文〔 〕 号 |
| 机械技术学院 | 机械总支〔 〕 号 机械〔 〕 号 | |
| 控制技术学院 | 控制总支〔 〕 号 控制〔 〕 号 | |
| 物联网技术学院 | 物联网总支〔 〕 号 物联网〔 〕 号 | |
| 经济管理学院 | 经管总支〔 〕 号 经管〔 〕 号 | |
| 汽车技术系 | 汽车总支〔 〕 号 汽车〔 〕 号 | |
| 外国语言文学系 | 外语总支〔 〕 号 外语〔 〕 号 | |
| 艺术设计系 | 艺术总支〔 〕 号 艺术〔 〕 号 | |
| 思想政治理论教研部 | 思政支部〔 〕 号 思政〔 〕 号 | |
| 体育部 | 体育支部〔 〕 号 体育〔 〕 号 | |
| 工业中心 | 工业支部〔 〕 号 工业〔 〕 号 | |
| 继续教育学院 | 继教〔 〕 号 | |
| 后勤服务总公司 | 服〔 〕 号 | |
| 江苏省无锡振华机器厂 | 振华〔 〕 号 | |
| 科技产业直属党支部 | 科产支部〔 〕 号 | |
| 图书馆直属党支部 | 图书馆支部〔 〕 号 | |
| 后勤直属党支部 | 后勤支部〔 〕 号 | |
| 机关第一党总支 | 机关一总支〔 〕 号 | |
| 机关第二党总支 | 机关二总支〔 〕 号 | |
| 离退休干部直属党支部 | 离退休支部〔 〕 号 | |
二○一二年六月十八日
